Dokumenty medyczne są jednymi z najpilniej strzeżonych nie tylko przez wzgląd na przepisy. Informacje w nich zawarte mogą być kluczowe dla ratowania zdrowia, a w skrajnych przypadkach nawet życia pacjenta. Jednak z punktu widzenia administratora danych, zarówno archiwizacja, jak i niszczenie tego typu akt wiążą się z licznymi wyzwaniami. Sprawdź, jak połączyć te dwa procesy, zwiększając tym samym bezpieczeństwo danych.
Archiwizacja dokumentacji medycznej – co mówią przepisy?
Archiwizacja dokumentów medycznych musi być prowadzona w taki sposób, aby:
- zapewnić ich ochronę,
- zagwarantować stały dostęp dla osób uprawnionych,
- zabezpieczyć dane przed utratą (np. wskutek zniszczenia papieru).
Przepisy nakazują przechowywanie kartotek pacjentów przez okres 20 lat, jednak od tej reguły obowiązują pewne wyjątki. Dlatego dla każdego dokumentu należy prawidłowo wyznaczyć termin przedawnienia, zanim trafi on do archiwum. Ta sama zasada dotyczy dokumentacji papierowej i elektronicznej.
Jak niszczyć dokumenty medyczne?
Po upływie okresu archiwizacji możemy zutylizować dane. Zgodnie z RODO należy to zrobić jak najszybciej, a niszczenie dokumentów musi skutkować całkowitą utratą informacji. Dzięki temu nikt w późniejszym okresie nie będzie mógł ich odtworzyć. Pamiętajmy, że mamy do czynienia z danymi wrażliwymi, które znalazły się pod szczególną ochroną prawną. Nie ma tutaj więc miejsca na jakiekolwiek zaniedbania, kompromisy czy ustępstwa. Dokumentacja musi też zostać zabezpieczona na czas transportu, jeśli nie niszczymy jej w archiwum.
Bezpieczeństwo – kluczowe dla dokumentów medycznych
Dokumenty medyczne różnią się od innych, które również archiwizujemy i niszczymy. Ich przechowywanie obarczone jest większymi restrykcjami, ponieważ zawierają dane osobowe będące pod szczególną ochroną. Niszczenie również wymaga przestrzegania najwyższych standardów, które zapewniają bezpieczeństwo informacji. Warto więc połączyć archiwizację z utylizacją, powierzając to zadanie specjalistom. Rhenus Office Systems Poland oferuje profesjonalną pracę z dokumentacją medyczną. Więcej o usłudze można przeczytać na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/dokumenty-medyczne/. Jest ona skierowana zarówno do państwowych, jak i prywatnych jednostek ochrony zdrowia. Coraz częściej korzystają z niej prowadzący gabinety medyczne oraz szpitale przetwarzające każdego dnia ogromne ilości akt pacjentów. W trosce o bezpieczeństwo, które jest dla nich kluczowe, warto nawiązać współpracę z ekspertami.
